Dosarul personal al salariatului - ce conține și cum te ajută un software de HR în automatizarea proceselor
Conform H.G. nr.500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor, fiecare angajator are obligaţia de a înfiinţa şi transmite la Inspectoratul Teritorial de Muncă un registru general de evidenţă a salariaţilor şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora. Angajatorul are şi obligaţiile de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariaţi şi de a păstra acest dosar în bune condiţii la sediul acestuia.
Conținutul dosarului de personal al salariaților
Dosarul personal al salariatului conform art. 8 alin 1 din H.G nr.500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor cuprinde:
1. Actele necesare angajării:
- copie buletin/cartea de identitate/paşaport sau dovada de rezidenţă;
- copii acte de studii;
- avizul medicului de medicina muncii (fişa de aptitudini);
- copii certificate de participare la cursurile de instruire și/sau perfecţionare.
2. Contractul individual de muncă al angajatului, însoţit de:
- oferta de angajare;
- fişa postului;
- raportul de evaluare conform criteriilor stabilite.
3. Actele adiţionale din dosarul de personal al angajatului
Actele adiţionale privind încheierea, executarea, suspendarea, modificarea şi încetarea contractului individual de muncă al salariatului, spre exemplu:
- de modificare /completare a unuia dintre elementele raportului juridic de muncă;
- cererile de suspendare a raportului juridic de muncă, actul juridic prin care se dispune reluarea activităţii;
- actele juridice care atestă modificările salariale, inclusiv sporurile, actele juridice de desemnare/mandatare a angajatului să reprezinte angajatorul;
- actul juridic de încetare a raportului juridic de muncă.
4. Alte documente din dosarul personal al salariatului:
- cererile angajatului de efectuare a zilelor de concediu (de odihnă sau fără plată);
- declaraţia pe propria răspundere privind persoanele aflate în întreţinere pentru acordarea deducerii personale.
În afară de aceste documente care sunt prevăzute în H.G. nr.500/2011, este util ca dosarul de personal al angajatului să mai conțină și următoarele:
a. Cererea de angajare
b. CV și scrisoare de intenție
c. Minuta de informare – angajare
d. Confirmările înscrierilor în Revisal ale noului contract (printscreen după validarea online a încărcării în portalul Reges)
e. Contractul privind constituirea garanției materiale din partea gestionarului – dacă este cazul
f. Declarația privind protecția muncii
g. Declarația privind luarea la cunoștință a prevederilor contractului colectiv de muncă al unității angajatoare (unde este cazul)
h. Declarația pe proprie răspundere a salariatului (part-time / timp parțial) – pentru calcularea impozitării la nivelul salariului minim pe economie a contractului part-time
i. Declarație cu privire la arondarea la Casa de Asigurări de Sănătate dintr-un anumit județ
j. Scrisoare / Informare cu privire la aderarea la sistemul de pensii private
k. Declarație pentru alinierea la prevederile OG nr. 16 / 2022, pentru CIM part-time.
l. Decizii colective de marire a salariului minim
m. Adeverinte solicitate de salariat în scopuri personale
n. Alte cereri si informări ale salariatului
o. Notificări depuse de angajator în cazul în care angajatul este detașat în alte țări
p. Acord de confidențialitate
q. Declarație / Acord privind folosirea autovehiculului companiei (cu luarea la cunoștință a obligației respectării reglementărilor rutiere în vigoare)
r. PV echipamente/ bunuri folosite de salariat în vederea desfășurării activității (laptop, imprimantă, telefon)
s. Rezultatele evaluării anuale ale angajatului
t. Adeverințe de vechime eliberate
u. Adeverințe de venit eliberate
v. Alte documente rezultate din relația dintre angajat și angajator.
La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat să îi elibereze acestuia conform prevederilor art.8 alin.3 din H.G. nr.500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor:
- copii ale documentelor existente în dosarul personal de salariat;
- copii ale paginilor din registrul electronic (REVISAL) care cuprind înscrierile referitoare la persoana sa şi /sau un document care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă, în meserie şi în specialitate, astfel cum rezultă din registrul general de evidenţă şi din dosarul personal.
Sunt asimilaţi salariaţilor, persoanele încadrate cu contract individual de muncă la următoarele categorii de angajatori: societăţi comerciale (S.R.L, S.A), persoane fizice autorizate(P.F.A), întreprinderi individuale(I.I), asociaţii, fundaţii, organizaţii sindicale şi patronale, orice alte organizaţii/instituţii care sunt constituite şi funcţionează potrivit legislaţiei române (inclusiv primăriile care încadrează asistenţi personali ai persoanelor cu handicap).
Dosarele personale ale fiecărui salariat se vor păstra în condiţii care să asigure securitatea datelor, precum şi păstrarea lor îndelungată şi corespunzătoare, cu respectarea prevederilor Legii nr.677/2001 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, cu modificările şi completările ulterioare.
Cum te ajută un software de HR să automatizezi procesele și să ai acces rapid la dosarele de personal
După cum se vede, conținutul dosarului de personal al angajatului este destul de stufos. Dacă ești de acord cu noi că vremea rafturilor pline de dosare a cam trecut, atunci te vor bucura automatizările pe care le oferă software-ul de administrare de personal Sincron HR Software la fiecare pas și ordinea pe care o menține în toate actele importante.
Acesta sprijină centralizarea activității de administrare a personalului la nivel de organizație sau grup de firme. Se gestionează simultan contracte pentru mai multe companii, oferind astfel suport tuturor companiilor care fac parte dintr-un grup de firme, într-o singură soluție la nivel de grup.
Pentru fiecare companie se pot defini, în aplicația de administrare resurse umane, elementele specifice (persoanele autorizate să semneze contracte de muncă, template-uri de contracte, tipuri diferite de colaborare). Baza de date unică permite generarea de rapoarte sau situații pentru toți angajații, indiferent de compania cu care au contractul.
Sincron HR Software pune la dispoziție în orice moment un dosar electronic al angajatului, unde gestionezi toate datele legate de acesta:
- datele personale complete;
- informații contractuale;
- evidența modificărilor ce pot fi necesare pentru calcularea salariilor;
- librărie de documente (diplome, certificări etc.);
- istoric adeverințe, concedii sau alte informații colectate în timpul diferitelor procese prin care a trecut deja în organizație, de exemplu recrutare, evaluarea performanțelor, training.
Toate acestea pot fi vizualizate și de angajați, în funcție de nivelurile de permisiuni setate de HR. O altă informație utilă este evidența concediilor de odihnă, care prezintă soldul la zi, vizibil și accesibil pentru fiecare angajati, împreună cu istoricul cererilor de concediu pe toate tipurile de concedii.
Tot în software-ul de administrare de personal în cloud generezi și gestionezi contractele de muncă, cu toate modificările, raportările conform legii sau încheierea lor. Dacă ai contracte multiple pentru un angajat, acum le ții mai ușor evidența pentru că sunt toate informatiile la un loc, centralizate, organizate pe arii de interes, unice și la zi, în format electronic. Și ca să mai salvezi timp, dacă e nevoie, poți modifica în bloc anumite elemente contractuale, generând automat documentele necesare.
În aplicația de resurse umane Sincron HR, soluțiile de Managementul organizației, Recrutare, Onboarding, Administrare de personal sau Training sunt inter-conectate și utilizează aceeași bază de date. Astfel, informațiile și documentele colectate într-o anumita etapă sunt disponibile și folosite automat când devin necesare într-o etapă ulterioară.
Printre automatizări se mai regăsesc și:
- generator de adeverințe pentru angajați;
- rapoarte de diferite forme accesibile atât HR-ului, cât și managerului, pentru subordonații lui;
- notificări/ avertizări pentru expirarea contractelor pe perioadă determinată, expirare medicina muncii, inspecția muncii, expirare CI, reveniri din concediu maternitate, autorizații și certificate;
- filtrarea contractelor după diferite criterii.
